Wie wir die Spruchakten scannen

Die Seitenoberflächen der Spruchakten sind in der Regel uneben. Deshalb verwenden wir beim Scannen immer eine Glasplatte. Damit können zumindest grobe Knicke und Falten geglättet und so auch ein wenig die Schrift begradigt werden.

Im Gegensatz zum üblichen Scanverfahren bei Büchern scannen wir jede Seite einer Akte einzeln. Dabei haben wir die uns zur Verfügung stehenden Möglichkeiten der nachträglichen Layoutbearbeitung von Scans bewusst ausgeschlossen. Frühere Digitalisierungsprojekte haben gezeigt, dass diese umständlich und fehleranfällig sein können und den Workflow schnell durcheinanderbringen. Weil aber eine nachträgliche Layoutbearbeitung der Bilder ausgeschlossen wurde, müssen die Scans von Beginn an präsentabel produziert werden.

Deshalb nutzen wir beim Scannen den sogenannten „Crop-Modus“ (UCC-Projekteinstellungen). Damit wird der Blattrand der Vorlage automatisch erfasst und als Rahmen des gescannten Bildes (Image) gesetzt. So entsteht ein Image, das kaum schwarzen Rand aufweist. Eine mögliche ‚Schieflage‘ des Blattes kann dabei bis zu 40° ausgeglichen werden. Das führt zu verlässlich ausgerichteten Images und erleichtert auch die Handhabung beim Seitenwechsel während des Scannens.

Damit der Crop-Modus die zu scannende Seite als solche erkennt, darf auch nur diese zu sehen sein. Das bedeutet, dass alles andere, sowohl die jeweils gegenüberliegende Seite als auch die Blätter darunter, schwarz abgedeckt werden müssen. Dazu verwenden wir zwei handelsübliche schwarze Fotokartonblätter (A3 oder A2).

Bei den Spruchakten finden sich häufig Blätter, bei denen die Verschlusssiegel durch Ausschneiden entfernt wurden. Diese Seiten müssen jeweils zusätzlich mit einem Blatt unterlegt werden (farblich möglichst nah an der Vorlage), dass der Crop-Modus den Rand komplettiert, damit beim Scan nicht Bestandteile des Blattes abgeschnitten werden.

Wir können beim Scannen der Spruchakten also nicht einfach „durchblättern“ und Scans auslösen, sondern jedes einzelne Image muss im Prinzip vorbereitet werden. So ersparen wir uns aber auch eine eventuelle aufwendige Nachbearbeitung der Images. Die durchschnittliche Scangeschwindigkeit bei diesem Verfahren beträgt rund 100 Seiten pro Stunde.