Projektworkflow und Informationssystem
Der Weg von der Akte im Archiv zu ihrer digitalen und HTR-basierten Präsentation auf der Onlineplattform führt über diverse Station. Diese Schritte stellen den Gesamtworkflow des Projekts dar und basieren auf einer breiten technischen Infrastruktur. Der Workflow unseres auf drei Standorte verteilten Projektes besteht grob aus sechs Hauptstationen:
- Vorbereitungen der Akten (reastauratorisch, archiviarisch, digital)
- Scannen
- Anreicherung mit Struktur- und Metadaten
- Bereitstellung für Transkribus
- Automatische Handschriftenerkennung (HTR)
- Onlinepräsentation in der Digitalen BibliothekMecklenburg-Vorpommern
Es hat sich als hilfreich erwiesen, dass wir nicht nur die einzelnen Schritte im Vorfeld festgelegt haben, sondern auch von Beginn an die Verantwortlichen, d.h. Experten für die einzelnen Aufgaben sowie Koordinatoren für die Stations- und Standortübergreifenden Schritte. Dadurch ist allen Beteiligten immer die jeweilige Ansprechpartnerin bekannt und können so offene Fragen leichter beantwortet und eventuell auftretende Probleme effizienter gelöst werden.
Insbesondere bei der Digitalisierung der Spruchakten sind wir von Beginn an nicht chronologisch vorgegangen. Wir haben den Bestand also nicht von vorne bis hinten „durchgescannt“. Stattdessen haben wir zunächst einzelne, repräsentative Bände zwischen 1580 und 1675 ausgewählt und bearbeitet, um zunächst starke HTR-Modelle zu erstellen. Erst anschließend wurden die „Lücken“ gefüllt. Eine fortlaufenden Dokumentation des Projektfortschritts mit seinen einzelnen Bereichen und Etappen ist hier wichtig, damit es nicht unübersichtlich wird. Dafür gibt es viele Möglichkeiten.
Wir führen – mittlerweile sehr bunte – Exceltabellen über den Bearbeitungsstand der verschiedenen Bestände. Sie bilden aber nur Teilprozesse ab und sind zudem nur den Koordinatoren zugänglich, die sie pflegen und die Projektfortschritte in ihrem Bereich überwachen müssen. Eine weitere Möglichkeit stellt der #Goobi-Workflow dar. Hier können neben den Arbeitsschritten, die ohnehin in Goobi stattfinden frei auch weitere Schritte als Aufgaben festgelegt werden, die nicht im Zusammenhang mit Goobi stehen müssen. Sie können wie die übrigen Aufgaben auch angenommen und abgeschlossen werden, und so den Projektfortschritt abbilden. Voraussetzung ist hier aber, dass alle Projektbeteiligten mit diesem Workflowsystem vertraut sein müssen. Wo das nicht so ist, muss ein „externes“ Informationssystem gewählt werden, auf das alle zugreifen können.
Die drei Standorte unseres Projekts führen daher gemeinsam ein Wiki (E-Collaboration).